RIM Infosystem für IV.NET

Behalten Sie per Klick den Überblick

In unserem RIM Infosystem für IV.NET (IV.NET RIM) stehen Ihnen alle in der Software IV.NET veröffentlichten Informationen zur Verfügung. Sitzungstermine werden hier ebenso abgebildet wie Tagesordnungen oder Beratungsvorlagen. Sensible Daten werden dabei über einen geschützten Bereich abgerufen.

Das System erleichtert zudem die Recherche nach Dokumenten vergangener Sitzungen. Profitieren auch Sie von unserem digitalen Personalratsinfosystem.

Sicher & vertraulich
Klare Trennung von Informationen – eindeutig geregelte Zugriffsrechte.
Immer verfügbar
Jederzeit mobil und per App Zugriff auf Tagesordnungen, Mitbestimmungsvorlagen und Protokolle etc. – sogar offline.
Exzellenter Support
Hotline mit höchster Qualität, schnellen Reaktionszeiten und individueller Betreuung.

IV.NET RIM – Funktionen und Vorteile

Sitzungsinformationen

Alles auf einen Blick

Sie möchten immer auf dem Laufenden bleiben und keine Aktualisierung verpassen? Auf der Startseite des Systems werden Sie über alle relevanten News informiert. Besonders praktisch: Der Sitzungskalender verweist auf einzelne Tagesordnungen und enthält detaillierte Informationen zum Sitzungsort sowie zu verfügbaren Dokumenten wie Einladungen, den gesamten Sitzungsunterlagen, Nachträgen oder Protokollen.

Recherche

Dokumente schneller finden

IV.NET RIM enthält eine intelligente Recherchefunktion, die Sie über einen Filter individuell justieren können. Die Ergebnisse werden Ihnen in chronologischer Reihenfolge angezeigt und beinhalten Angaben zur Sitzung sowie Textausschnitte mit der markierten Fundstelle. Verlinkungen ermöglichen die Navigation zur Sitzung oder zum Vorgang und das Öffnen des jeweiligen Dokuments.

Menü

Intuitive Nutzerführung

IV.NET RIM überzeugt durch seine intuitive Usability. So stehen Ihnen neben einer umfangreichen Auswahl an Grundfunktionen weitere Menüpunkte zur Auswahl, mit denen Sie Ihre persönliche Menüansicht erstellen oder erweitern können. Alle Funktionen werden dabei über das IV.NET-Grundmodul aktiviert oder deaktiviert. Bezeichnungen einzelner Funktionen lassen sich ebenso anpassen, wie die Reihenfolge innerhalb des Menüs. Alle Funktionen werden dabei über die Software IV.NET aktiviert oder deaktiviert. Ein Beispiel ist die Startseite mit aktuellen Informationen, einem persönlichen Profil und Ihrem Sitzungskalender.

Layout

Einheitliches Design

Abgestimmt zum Design Ihrer Homepage (Corporate Design) erhalten Sie Ihr individuell angepasstes Layout für das Infosystem IV.NET RIM. Bei der Umsetzung berücksichtigen wir neben den Richtlinien der Barriere-Informationstechnik-Verordnung (Vgl.: Barrierefreiheit) auch die Ergänzung zum Behindertengleichstellungsgesetz (BGG). Mit einer einheitlichen Gestaltung und übersichtlichen Strukturierung der verschiedenen Benutzeroberflächen erhöhen Sie deren Nutzerfreundlichkeit und damit die Akzeptanz bei den Nutzern des Infosystems IV.NET RIM.

Für das Infosystem IV.NET RIM bieten wir zwei unterschiedliche Varianten der Layoutumsetzung, mit welchen wir auf die individuellen Anforderungen von Verwaltungen eingehen. Das sogenannte „Standard-Layout“ orientiert sich im Stil einer Microsite an den wesentlichen Bestandteilen Ihres Corporate Designs (CD), ist aber losgelöst von zusätzlichen Website-Inhalten Ihrer Verwaltungswebsite. Der Vorteil – nicht jede dortige Anpassung muss nachträglich aufwendig in das Infosystem IV.NET RIM eingefügt werden.

Sie möchten alle Web-Anwendungen einheitlich präsentieren? Mit dem „Individuellen Kundenlayout“ bieten wir die Portierung Ihres gesamten Webseitenlayouts in das Infosystem IV.NET RIM an. Selbstverständlich unter Einhaltung der Verwertungsrechte der Gestaltung und nur mit Ihrer Einwilligung.

Webhosting

Barrierefreiheit

Barrierefreier Auftritt

Für eine inklusive Verwaltung

Mit unserem System erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen an einen barrierefreien Internetauftritt. Grundlage unserer Entwicklung ist neben der neuen Barriere-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0 vom 25. Mai 2019) auch die Ergänzung zum Behindertengleichstellungsgesetz (BGG). Die einzelnen Webseiten verwenden daher ein valides HTML nach aktuellem HTML 5.x Standard und werden konsequent mit einer strukturierten Navigation für den Screenreader ausgestattet. PDF-Dokumente erhalten bei der Konvertierung eine Lesestruktur, die ebenfalls zu einer komfortablen Navigation beiträgt. Bitte beachten: Damit ein barrierefreies Informationsmanagement möglich ist, müssen die Basis-Dokumente barrierefrei ausgelegt und die Inhalte verständlich aufbereitet sein.

Das Infosystem IV.NET RIM basiert grundlegend auf dem Gremieninfosystem SD.NET RIM. Den BITV-Test Prüfbericht zum Gremieninfosystem SD.NET RIM können Sie hier einsehen:

Responsive Design

Zugriffsrechte

Benutzerrollen zuweisen

Wer hat welche Zugriffsrechte und welche Informationen sollen nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich sein? Mit IV.NET RIM können Sie einzelne Menüfunktionen und Dokumente so steuern, dass sie ausschließlich definierten Personenkreisen zugänglich sind.

Während Personalratsmitglieder einen umfassenden Zugriff auf alle relevanten Sitzungsunterlagen erhalten, kann beispielsweise die Verwaltungsleitung nur die von ihrer Seite erstellten Vorlagen ausschließlich innerhalb des Vorlagen-Workflows einsehen.

Verschlüsselung

Datenschutz

Daten sind geschützt

Die Veröffentlichung personenbezogener Informationen im Internet widerspricht der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). IV.NET RIM ist daher ausschließlich über einen geschützten Login-Bereich mit individuellen Zugangsdaten zugänglich. Sensible Sitzungsunterlagen können nur von berechtigten Nutzerinnen und Nutzern eingesehen werden.

Ergänzend steht das Zusatzmodul Wasserzeichen zur Verfügung. Dabei werden Dokumente automatisch mit einem personalisierten Wasserzeichen versehen, das den jeweiligen Benutzernamen enthält. Eine unkontrollierte Weitergabe sensibler Informationen wird dadurch wirksam erschwert.

Veröffentlichung & E-Mail-Versand

Datenaktualisierung

Alle Informationen, die innerhalb der Software IV.NET den Status „veröffentlicht“ erhalten, werden über das Dienstprogramm Backsystem RIM (BSR) in das Infosystem IV.NET RIM übertragen.

Sie möchten den genauen Zeitpunkt der Veröffentlichung bestimmen? Bei Dokumenten der Sitzungsvor- und Nachbereitung ist dies ebenfalls problemlos möglich.

Zum Abschluss des Veröffentlichungslaufs übernimmt das Backsystem RIM außerdem die E-Mail-Benachrichtigung der Personalratsmitglieder über neue Dokumente, Anlagen, News und Downloads.

Geprüfte Sicherheit

Pentests für IT Sicherheit

STERNBERG lässt seine Produkte und Systeme regelmäßig auf Herz und Nieren prüfen, um gegen aktuell erdenkliche Angriffsmaßnahmen keine Schwachstellen zu bieten. Dafür arbeiten wir mit unabhängigen Stellen zur Prüfung und Zertifizierung datenkritischer Softwareprodukte zusammen. Das ist gut für unsere Kunden und deren Daten und erleichtert zugleich die digitale Gremienarbeit.

Die Prüfung erfolgt z. B. auf folgende Sicherheitsprobleme:

SQL-Injections
Offene Ports
SSL-/TLS-Schwachstellen
Offenlegung von sensiblen Daten
uvm.

Das Infosystem IV.NET RIM basiert grundsätzlich auf Funktionen des Gremieninfosystens SD.NET RIM – somit gilt hier der gleiche geprüfte Sicherheitsstandard. Siehe auch SD.NET RIM – Geprüfte Sicherheit

Kunden zu unseren Produkten

Gemeinsam mit Sternberg haben wir ein schlagkräftiges Projektteam auf die Beine gestellt, das digitale Schulungen organisiert und alle Nutzer in die Bedienung des Programms eingeführt hat.

Benjamin BienekProkurist der Entwicklungsgesellschaft der Stadt Mönchengladbach (EWMG)–Vollständiger Erfahrungsbericht

Sie können nun Freigaben ganz bequem von zu Hause aus tätigen oder diese während eines Außentermins erledigen – ohne dass Kollegen anwesend sein müssten. Das System hat uns damit auch eine Menge Flexibilität geschenkt.

Sven FlechnerBürgermeister der Stadt Penzlin–Vollständiger Erfahrungsbericht

Das Unternehmen [Sternberg] hatte bereits einige Nachbarkommunen mit dem digitalen Sitzungsdienst SD.NET versorgt und überzeugte die Entscheider der Gemeinde im nordrhein-westfälischen Kreis Herford mit der Vielfalt der Funktionen, den guten Erfahrungen der Nachbarkommunen und dem passenden Preis-Leistungs-Verhältnis.

Fred HellmannDatenverarbeitungskoordinator der Gemeinde Hiddenhausen–Vollständiger Erfahrungsbericht

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IV.NET RIM – Zusatzmodule und Schnittstellen

Wasserzeichen

Sicherer Austausch

Alle Dokumente des Personalrates sind grundsätzlich nicht für die Öffentlichkeit bestimmt. Mit dem Modul Wasserzeichen werden Sitzungsunterlagen automatisch mit einem personalisierten „Stempel“ versehen und so gegen unberechtigte Weitergabe geschützt.

Dokumente mit Wasserzeichen

Vorlagen
Anlagen
Einladungen
Niederschriften
Beschlüsse

Übrigens: Auf Wunsch kann außerdem eine Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) als zusätzlicher Sicherheitsfaktor zum Anmeldevorgang eingebunden werden.

Akte

Effiziente Dokumentenverwaltung

Sie haben ergänzende Informationen zu einem Sitzungstermin oder Tagesordnungspunkt und möchten diese gezielt mit anderen Personalratsmitgliedern teilen? Das Modul Akte ermöglicht es jedem Personalratsmitglied eigene Dokumente zu Terminen oder Tagesordnungspunkten hochzuladen und individuell freizugeben.

Die Nutzung erfolgt webbasiert über IV.NET RIM oder die IV.NET RICH-Apps. Ein Zugriff auf die Software IV.NET ist hierfür nicht erforderlich. Dokumente können gezielt einzelnen Personalratsmitgliedern oder definierten Gruppen, etwa Mitgliedern einer bestimmten Liste, zur Verfügung gestellt werden.

Grundfunktionen

Gesamtübersicht der Dokumente
Datei-Upload von Dokumenten mit Zuordnung zu Sitzungen oder Tagesordnungspunkten
Umbenennung der Dokumente
Entfernen von Dokumenten in den Papierkorb (gelöschte Dokumente sind 14 Tage im Papierkorb verfügbar)
Verwalten von Gruppen

Listensitzungen

Integrierte Listenarbeit

Personalräte werden regelmäßig aus unterschiedlichen Listen gewählt. Mit dem Modul Listensitzungen gestalten Sie die listeninterne Arbeitsstruktur digital im Infosystem IV.NET RIM.

Regelmäßig arbeiten Personalräte listenübergreifend im Gremium zusammen. Dennoch kann dieses Modul hilfreich sein, um sich listenintern bestimmten Themen gezielt zu widmen.

Dabei kann jede Liste eigenständig getrennte Sitzungen mit individuellen Tagesordnungen anlegen. Dokumente lassen sich gezielt selbst definierten Tagesordnungen zuordnen und innerhalb der jeweiligen Liste organisieren. So wird die interne Abstimmung innerhalb der Listen klar strukturiert und nachvollziehbar unterstützt.

Einzige Voraussetzung ist das Modul Akte, mit dem Gruppen und Gruppenmitglieder angelegt werden können.

SD.NET RIM Gremienmanagement Mobile Arbeit mit STERNBERG

Mobile Personalratsarbeit

Mit unseren IV.NET RICH SitzungsApps für Apple, Android und Windows ermöglichen wir Ihnen ein komplett digitales Sitzungsmanagement. Sie arbeiten effizienter und sparen so wichtige Ressourcen wie Papier. Natürlich werden alle im Infosystem IV.NET RIM veröffentlichten Termine und Dokumente automatisch auf den mobilen Endgeräten abgelegt. Neugierig geworden? Hier erhalten Sie weitere Informationen zu den IV.NET RICH SitzungsApps.

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10. Mai 2023

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