Kenntnisnahme, Stellungnahme, Genehmigung,...

Stadt Olpe (kdz Westfalen-Süd / Siegen)

Logo OlpeErfahrungsbericht von Georg Schnüttgen

„Die Stadt Olpe verfügt heute über die modernste informationstechnische Infrastruktur in Bezug auf die digitale Schriftgutverwaltung landes- und vermutlich auch bundesweit“

Die Stadt Olpe startete im Jahre 1997 mit der Einführung von SD-WIN in den digitalen Sitzungsdienst. Die Funktionen waren, die automatische Vorlagenverwaltung sowie die Erstellung von automatischen Einladungsentwürfen. Im Jahr 2001 gab es dann die Nachfolgeversion des SD-WIN, das SD Office. Das SD-Office bat die Möglichkeit der Internetrecherche. Ab dem Jahr 2006 nutzt die Stadt Olpe das SD.NET. Die Weiterentwicklungen waren zum einen die Password geschützte Zugriffsmöglichkeit per Webzugriff für alle Ratsmitglieder auf sämtlichen öffentlichen und nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen. Zum anderen die Einrichtung einer Schnittstelle zum DMS für die automatisierte Ablage beratener bzw. abgeschlossener Vorlagen in 2009.

Nun bietet das SD.NET ab dem Jahr 2011 die Workflow Funktion zur digitalen Vorlagenerstellung auf allen Arbeitsplätzen im Rathaus für die Stadt Olpe. Für den Hauptamtsleiter Herrn Schnüttgen war der Medienbruchfreie Sitzungsdienst das angestrebte Ziel. Herr Schnüttgen nennt dazu drei Bausteine:

  • Workflowbasierte Erstellung aller Sitzungsdokumente / Nutzung freier Zeiträume zur Optimierung der Arbeitsqualität
  • Appbasierte Bereitstellung/Versand/Zugriff sämtlicher Sitzungsunterlagen an alle Ratsmitglieder
  • Vollautomatische Ablage der Sitzungsunterlagen nach Abschluss der Beratungen in das Dokumentenmanagementsystem

Aber er nennt auch die Herausforderungen denen sich die Stadt Olpe stellen musste. Grundvoraussetzung für ein funktionierendes e-Government ist die Vereinfachung und Durchführung von Prozessen zur Information, Kommunikation und Transaktion innerhalb behördlicher Institutionen als unterstützende Funktion seitens STERNBERG ist hier die Workflowfunktion. Um aber das Arbeiten mit dem Workflow zu gewährleisten muss Verwaltung und Politik zum einen für transparentes Arbeiten eintreten und zum anderen ist eine positive Grundeinstellung der Verwaltungsführung und der Ratsmitglieder notwendig.

Als Fazit dieses Projektes, welches im Prinzip 1997 mit der Einführung des SD-WIN startete, nennt Herr Schnüttgen folgende Punkte:

  1. Digitaler Sitzungsdienst ist eine sehr lukrative Investition
  2. Geschäftsprozesse im Sitzungsdienst sind erheblich effizienter und transparenter geworden (Workflow)
  3. Garant für wirtschaftliche Aufgabenerledigung

Das digitale Rathaus der Stadt Olpe mauserte sich so zu einem echten Vorzeigeprojekt.

 

Ratsinfosystem der Stadt Olpe

Kontakt

Georg Schnüttgen (Hauptamtsleiter)
Hauptamt

Franziskanerstraße 6
57462 Olpe
Telefon: +49 (0)2761 83-1208
Telefax: +49 (0)2761 83-2208
E-Mail: g.schnuettgen@olpe.de
www.olpe.de

 

Über die Stadt Olpe

Bundesland: Nordrhein-Westfalen
Einwohner: 25.500
Stadtverordnete: 39
Kunde seit 1997
Module: Sitzungsdienst, Workflow, Abrechnung, DMS, Bürger- und Ratsinfosystem, SitzungsApp