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Stadt Fulda

logo_FuldaProjektbericht zur Adressverwaltung von Anke Pranger, IT-Abteilung

„Als lokale Besonderheit kann erwähnt werden, dass mit Hilfe des Adressmoduls die alljährlichen Weihnachtsgrüße des Magistrats bzw. des Oberbürgermeisters und der Stadtverordnetenvorsteherin abgewickelt werden. Die Firma STERNBERG war bereit, für uns in diesem Fall eine Individuallösung zu erarbeiten.”

Die Stadt Fulda arbeitet seit nunmehr 12 Jahren mit der Firma STERNBERG zusammen. Im Jahr 2001 wurde zunächst das Sitzungsdienstprogramm SD Office (jetzt SD.NET) inkl. Abrechnungsmodul eingeführt. 2007 wurde das Ratsinformationssystem und im Jahr 2010 das Adressmodul und die DOCX-Schnittstelle erworben. Momentan ist die Einrichtung der Outlook-Schnittstelle in Bearbeitung. Bei der mittlerweile langen Zeit der Zusammenarbeit und der Tatsache, dass das Programm über Jahre hinweg sukzessive ausgebaut wurde, erübrigt sich eine Aussage über den Grad der Zufriedenheit.
Der Einsatz des Adressmoduls resultierte aus einer bis dahin relativ unbefriedigenden Situation: In der Verwaltung existierten mehrere manuell erstellte Adressdatenbanken, die an verschiedenen Stellen meist mehrfach, aber nicht immer zeitnah gepflegt wurden und daher nicht immer auf dem aktuellen Stand waren. Mit dem Umstieg auf das Adressmodul ist es gelungen, alle Personen- und Adressdaten (z. B. kommunale Mandatsträger, Abgeordnete aus Kreis, Land und Bund, Inhaber städtischer Auszeichnungen, Vertreter wirtschaftlicher Unternehmen, Bürger aus Kultur, Sport und Vereinen etc.) zentral und aktuell zu verwalten. Änderungen im Adressmodul können nur von den mit der Pflege der Daten beauftragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorgenommen werden. Alle SD.NET-Nutzer haben mit entsprechender Freigabe jedoch die Möglichkeit, die jeweils benötigten aktuellen Adressen zu selektieren und aus dem Programm zu exportieren.

Als lokale Besonderheit kann erwähnt werden, dass mit Hilfe des Adressmoduls die alljährlichen Weihnachtsgrüße des Magistrats bzw. des Oberbürgermeisters und der Stadtverordnetenvorsteherin abgewickelt werden. Die Firma STERNBERG war bereit, für uns in diesem Fall eine Individuallösung zu erarbeiten. Es wurden diverse Selektionen angelegt, die jederzeit mit den aktuellen Adressen abrufbar sind. So wurden z.B. im Dezember 2012 diverse Weihnachtsgrüße an über 450 Personen und Institutionen verteilt, denen größtenteils unterschiedliche kleine Aufmerksamkeiten zuzuordnen und zu dokumentieren waren. Durch die Möglichkeit, Etiketten, Datenquellen oder fertige Serienbriefe (z.B. Weihnachtsbriefe) mit der „Ein-Klick-Ausgabe“ anzufertigen, wurde eine immense Arbeitserleichterung erzielt.
Bei auftretenden Problemen steht die Hotline der Firma STERNBERG hilfreich zur Seite. Sofern Probleme nicht sofort gelöst werden können, erfolgt zeitnah ein Rückruf nach interner Klärung bzw. eine Behebung des Problems in einem der nächsten Updates.

 

Ratsinfosystem der Stadt Fulda

Kontakt

Anke Pranger
Magistrat der Stadt Fulda
IT-Abteilung

Schloßstraße 1
36037 Fulda
Telefon: +49 (0)661 102-1084
Telefax: +49 (0)661 102-2084
E-Mail: anke.pranger@fulda.de
www.fulda.de

 

Über die Stadt Fulda

Bundesland: Hessen
Einwohner: 63.900
Stadtverordnete: 59
Kunde seit Oktober 2000
Module: Sitzungsdienst, Ratsverzeichnis, Adressverwaltung, Outlook-Schnittstelle, Abrechnung, Ratsinformationssystem, Wasserzeichen