Grundfunktionen

Ein identisches und klares Erscheinungsbild aller Übersichten und Dialoge dient der einfachen Handhabung des gesamten Systems. 

Farbliche Hervorhebungen, feldbezogene Tip-Texte mit kurzen Hinweisen, Warnhinweise sowie kontextsensitive Hilfefunktionen unterstützen den Benutzer in seiner täglichen Arbeit.

Stammdaten

Die Stammdaten beinhalten die Grunddaten der Aufbauorganisation einer Verwaltung. Hier werden alle Fachabteilungen, Parteien, Fraktionen, Gremien, Räume und eine Reihe von Hilfstabellen hinterlegt.

Alle Daten werden historisch mit Gültigkeiten von / bis gespeichert. Damit ist auch die langfristige Bereitstellung von Informationen aus mehreren Legislaturperioden gewährleistet.

Personen

Die Personenverwaltung ist zentrale Funktion für die Speicherung von aktuellen und historischen Personen- und Adressdaten, Partei- und Fraktionszugehörigkeiten, Mitgliedschaften und Stellvertretungen in Gremien. 

Abrechnungsrelevante Einstellungen und Bankverbindungen werden hier ebenso abgelegt, wie die Datenfreigaben für das Ratsinformationsmanagement.

Termine

Termine steuern die Planung, Durchführung und Archivierung von Sitzungen. Darüber hinaus können weitere Terminebenen für Fraktionssitzungen, sowie externe und interne Veranstaltungen aktiviert werden.

Gesetzliche Feiertage und bundeslandspezifische Ferienzeiten gehören zur Grundausstattung des gesamten Terminkalenders.

 

Vorlagen

Vorlagen, Anträge und Anfragen mit Betreff, Beratungsfolgen und Anlagen werden mit einem Vorlagenassistenten kreiert. Nach Fertigstellung gelangen Sie automatisch in die ganzheitliche Textbearbeitung, um das Dokument inhaltlich zu gestalten.

Optional läßt sich ein Workflow aktivieren, der die Vorlage bis zur Freigabe durch das System führt.

Tagesordnungen / Einladungen

Beim erstmaligen Aufruf eines Sitzungstermins wird Ihnen der Entwurf einer Tagesordnung mit allen verfügbaren Vorlagen zusammengestellt. Die Bearbeitung erfolgt komfortabel mit "Drag & Drop". Mit Aufbau der Einladung erhalten Sie ein fertiges, druckfähiges Dokument.

Nach Freigabe werden bei weiterer Aufnahme von Tagesordnungspunkten automatisch Nachträge generiert.

Protokolle / Niederschriften

Nach Erstellung und Kontrolle der Anwesenheitsliste wird das Protokoll auf Basis der aktuellen Tagesordnung zusammengestellt. In der ganzheitlichen Textverarbeitung können Sie den Sitzungsverlauf in Form von Wortmeldungen, Beschlussfassung und Abstimmungsergebnissen festhalten.

Nach Fertigstellung lassen sich weitere Dokumente wie Auszüge und Beschlussblätter aufbauen. 

Beschlusskontrolle

In der Beschluss- und Antragskontrolle (BAK) können Sie Anfragen und Anträge aufnehmen und deren Erledigung überwachen. Über den Sitzungsverlauf werden gefasste Beschlüsse mit Zuständigkeiten und Wiedervorlageterminen versehen.

Auf Anforderung erhalten Sie stets aktuelle Übersichten und Auswertungen.

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Recherche

Übersichten von Vorlagen und Sitzungen bieten einen direkten Einstieg in die Recherche von Dokumenten. 

In der Volltextsuche haben Sie die Möglichkeit mit frei wählbaren Begriffen zu suchen und mit Auswahlfiltern (Gremien, Termine, Dokumententypen und Zeitraum) einzugrenzen. .

Workflow

In den Workflows für Vorlagen, Tagesordnungen und Protokolle können Aufgaben für verschiedene Personen mit Bearbeitungshinweisen und Erledigungsterminen aneinandergereiht werden.

Anstehende Aufgaben werden den beteiligten Personen per E-Mail-Nachricht angekündigt.

Systemverwaltung

Die Pflege von Systemtabellen wie Anreden, Postleitzahlen und Banken, Dokumententypen und Freigabestatus, Zahlwege für die Abrechnung, Rechtegruppen für das RIM und vieles andere mehr findet in der Systemverwaltung statt.

Administration

Dieser Bereich ist für die interne Verwaltung von Benutzergruppen- und Benutzerrechten reserviert.

Über den zentralen Verlauf können sicherheitsrelevante Datenänderungen von Benutzern überprüft und bestätigt werden.